비즈니스 커뮤니케이션에서 이메일 사용

비즈니스를 수행 할 때 이메일이 커뮤니케이션의 왕이지만 이것이 모든 형태와 모든 상황에서 적절하다는 의미는 아닙니다. 세련되고 잘 작성된 이메일은 작업 스타일에 대해 많은 것을 알려주는 반면, 잘못 작성되고 불명확 한 이메일은 혼란과 문제를 유발하여 시간과 생산성을 저하시킬 수 있습니다. 더 나쁜 것은 당신의 평판을 해칠 수 있다는 것입니다.

이메일이 적절합니까?

비즈니스 환경에서 이메일을 효과적으로 사용하려면 이메일을 보내는 것이 적절한시기와 그렇지 않은시기를 아는 것도 포함됩니다. 글쓰기를 시작하기 전에 대면 토론이나 전화 통화가 장기적으로 더 쉬울 지 고려하십시오. 메시지가 길고 복잡하거나, 전달할 정보가 기밀이거나, 이메일 톤이 쉽게 오해 될 수있는 경우 이러한 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.

효과적인 제목

이메일의 제목은 일회용처럼 느껴지지만 전혀 그렇지 않습니다. 제목은 구체적이어야합니다. 특히 회의 날짜 나 마감일을 언급하는 경우에는 더욱 그렇습니다. "참고"또는 "질문"과 같은 한 단어로 된 제목은 필요한 내용이나 필요한시기를 전달하지 않습니다. 가능한 한 구체적으로 작성하십시오. 하루에받는 이메일 수를 생각하십시오.

수신자가 제목 줄을보고 즉각적인주의가 필요한 이메일임을 이해하고 있는지 확인하려고합니다.

간략하고 요점

이메일 수신자에게 전달할 매우 긴 메시지가있는 경우 전화 통화를 고려하십시오. 그렇지 않으면 요점을 유지하십시오. 여기에는 문장을 짧고 이해하기 쉽게 유지하는 것이 포함됩니다.

참고 : 간단히 말하고 싶다고해서 "because"를 "bc"로, "You"를 "U"로 줄여야하는 것은 아닙니다. 전문적이어야하며 모든 단어의 철자를 적절하게 작성하십시오.

적절한 톤을 치기

이메일의 어조를 오해하는 것은 매우 쉽습니다. 누군가가 약간 무례한 것을 암시한다고 생각하는 모든 시간을 생각해보십시오. 그러나 실제로는 아무런 의미가 없습니다. 비즈니스 커뮤니케이션에서 그 사람과 개인적인 관계가 있더라도 공식적으로 유지하십시오. 예의 바르고, 적절한 구두점을 사용하고, 많은 경우 이모티콘을 건너 뛰는 편입니다.

이메일을받은 후 좌절하거나 화가났다면 응답하기 전에 잠시 시간을 내십시오. 부정적인 방식으로 반응 할 때 그 어조가 나타날 수 있으며 그로 인해 문제가 발생할 수 있습니다. 비전문적 인 방식으로 소리를 지르는 것처럼 보이기 때문에 비즈니스 커뮤니케이션에서 전체 대문자를 사용하지 마십시오.

받는 사람

비즈니스 커뮤니케이션으로 이메일을 적절하게 사용하는 것은 발신자에게만 국한되지 않습니다. 비즈니스 이메일을 확인할 때 효과적인 의사 소통을 위해 귀하의 역할을 수행하십시오. 발신자를 매달린 채로 두지 마십시오. 이메일에 대한 긴 답장을 작성할 수 없더라도 최소한 보낸 사람이 이메일을 받았음을 알리고 곧 답장 할 계획임을 알리는 메모를 적어 두십시오.