팩스 에티켓

비즈니스 커뮤니케이션 에티켓 규칙이 여전히 적용되지만 팩스로 비즈니스 자료를 보내는 것은 대부분 컴퓨터 화되었습니다. 이는 전문적인 프레젠테이션을 보장하고 팩스가 의도 한 수신자에게 전달되고 기밀 정보가 비공개로 유지되도록하기위한 것입니다. 팩스 에티켓은 또한 팩스 프로세스를 간소화하는 데 도움이되는 내부 규칙 및 지침을 설정하는 데 도움이됩니다.

발신 팩스 식별자

팩스를 전자로 보내든 팩스기로 보내든 각 팩스에는 항상 식별 정보가 함께 제공되어야합니다. 여기에는 회사 이름과 로고, 연락처 정보 및 팩스를 보내는 개인의 이름이 포함되어야합니다. 또한 팩스 전송 날짜, 첨부 파일의 특성 및 크기, 팩스 이유를 나타내는 메모를 포함합니다.

스팸 금지

팩스를 사용하여 스팸 또는 원치 않는 광고를 보내지 마십시오. 고객을 짜증나게 할뿐입니다. 요청 된 정보 및 비정기적인 뉴스 업데이트로 팩스를 제한하고, 요청하지 않은 팩스는 최대 한두 페이지 씩 짧게 유지하십시오. 마찬가지로 스팸을받지 않도록 팩스 번호를 보호하십시오. 이것은 당신의 기계를 묶고 종이와 잉크를 낭비 할 수 있습니다. 필요한 경우에만 팩스 번호를 제공하고 직원이 개인적으로 팩스를 보내지 않도록하십시오.

기밀 정보 보호

다른 사람이 팩스를 보낼 때 마우스를 가리 키지 말고 용지함에 새 팩스가 있으면 제거하고 뒤집거나받는 사람의받은 편지함에 넣거나 개인적으로 배달하십시오. 이렇게하면 개인 정보를 기밀로 유지할 수 있습니다. 즉각적인 송수신 요구 사항이 먼저 처리되도록 필요한 경우 팩스 기기 사용 우선 순위를 정하십시오.

팩스 규제

가능하면 수신 및 발신 팩스를 팩스 요구의 우선 순위를 정하고 문서가 어디로 가는지 확인할 수있는 관리 보조자에게 맡기십시오. 이렇게하면 직원이 줄을 서서 팩스를 기다리거나 기계 나 기수의 위치를 ​​정기적으로 확인할 필요가 없습니다. 이 작업을 한 사람이 담당하면 작업을 간소화하고 팩스를보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.

팩스를 보낼 수없는 경우

팩스는 표지에있는 이름보다 더 많은 눈으로 볼 수 있다는 점을 기억하십시오. 잘못된 손에 손상을 입힐 수있는 인사 기록 또는 회사 재무 데이터와 같은 개인 정보를 팩스로 보내지 마십시오. 이러한 유형의 데이터에 대해서는 야간 배달 또는 달팽이 메일을 고려하십시오.