기업 구매 카드를 관리하고 감사하는 방법

일반적으로 인정되는 회계 원칙 No. 1은 중소기업 소유자가 개인 자금과 사업 자금을 혼합하는 것을 금지합니다. 기업 구매 카드 (소기업의 경우 비즈니스 신용 카드가 더 자주 사용됨)는 기업이 GAAP 지침을 준수하는지 확인하는 것 이상의 이점을 제공하는 솔루션입니다. 엄격한 신용 카드 관리 정책과 정기 및 무작위 감사는 구매 또는 신용 카드 발급이 현명한 비즈니스 결정으로 남아 있는지 확인하는 데 중요합니다.

예방 적 통제 구현

기업이 직원이 신용 카드를 사용하여 구매할 수있는 것과 할 수없는 것을 더 많이 통제할수록 기업은 신용 카드 거래를 더 잘 관리 할 수 ​​있습니다. 직원이 개인 용도로 명함을 사용하지 못하도록하는 통제를 설정하는 것부터 시작하십시오. 신용 카드 회사와 협력하여 주류 판매점, 옷가게 또는 영화관과 같은 특정 비즈니스에서 현금 선불 거래 및 구매를 금지하십시오. 직원들이 자신의 역할과 의무에 따라 일반적으로 지출 할 수있는 합리적인 기대치를 바탕으로 각 카드에 월별 지출 한도를 설정합니다. 신규 또는 기존 직원에게 회사 신용 카드를 발급하기 전에 사전 고용 범죄 배경 조사를 참조하거나 배경 조사 수행을 고려하십시오.

직원 교육

서면 신용 카드 정책을 통해 명확한 기대치를 설정하고 직원에게 신용 카드를 발급하기 전에 공식적인 교육을 제공하고 연간 재교육 교육을 제공합니다. 신용 카드 정책은 회사 신용 카드를받을 자격이있는 사람을 식별하고 카드 사용과 관련된 책임을 정의하고 신용 카드 오용에 관한 비즈니스 정책을 설명해야합니다. 예를 들어 적격성 지침은 직원이 성과 관련 이유로 시정 조치 프로그램에 배치 된 경우 카드를 소지 한 직원이 카드를 제출해야한다고 명시 할 수 있습니다. 책임에는 구매 승인 및 신용 카드 영수증 제출 절차가 포함될 수 있습니다. 각 직원에게 정책 사본을 제공하고 초기 또는 재교육이 완료된 후 각자 카드에 서명하도록 요구합니다.

월간 계정 검토

신용 카드 수령 후 곧바로 월별 신용 카드 명세서를 조정하여 월별 신용 카드 사용 감사를 실시합니다. 각 카드의 잔액을 확인하고 직원이 제출 한 영수증과 신용 카드 명세서의 영수증을 비교합니다. 특히 날짜와 시간, 구매 한 항목 및 구매 승인 여부에 중점을 둡니다. 각 개별 계정을 조정 한 후 지출 추세, 판매자에 따라 지출 한 금액 및 신용 카드 사기 시도를 나타낼 수있는 위험 신호를 식별하는 월별 보고서를 생성합니다.

조사 감사

조사 감사를 수행하여 월별 계정 감사에서 발견 된 비정상적인 고액 또는 무단 거래를 조사합니다. 어떤 경우에는 직원이 거래에 대한 자세한 설명이나 비즈니스 구매 이유 만 제공하면됩니다. 직원이 신용 카드 정책을 위반 한 것으로 의심되는 경우와 같은 다른 경우에는보다 자세한 감사가 필요할 수 있습니다. 자세한 감사 또는 사기 조사는 거래를 요청하거나 승인 한 사람을 결정하고 항목의 현재 위치와 같은 정보를 수집하는 것으로 시작됩니다. 그런 다음 카드 소지자 직원, 부서 감독자 및 가능하면 공급 업체 또는 판매자와 인터뷰하여 구매에 대한 자세한 내용을 확인하십시오.